1、凡是归档保管的设备资料都要系统归类编号，建立台帐，分类存放。做到帐物相符，科学管理，便于查阅。
2、图纸修改、出售、转借、销毁须经设备动力部领导批准。档案员对库存档案每年要清查统计一次。
3、档案员要做好保密图纸、文件及进口关键设备的存放工作，不经设备动力部领导批准不予查阅、复制。
4、档案技术资料需要修改时，必须经设备动力部领导批准，并且不准删除原尺寸标记，只允许在一旁修改，并签名记录。
5、档案室内要保持清洁、安静，严禁烟火，做好防鼠、防尘、防火、防蛀、防盗、防潮、防失工作。闲杂人员不得随意进入库房。
6、凡借阅设备说明书等技术资料都要办理借阅手续，要出示上岗证，填写车间、工号、资料名称、借阅时间、借阅周期、经手人；借阅说明书，一般不超过二份，特殊情况需经主管领导批准。
7、技术资料不准代借或转借，一次借阅时间不得超过半月。
8、外厂公出人员可凭本单位证明在档案室内借阅，普通资料必须带出时需经主管领导批准。
9、凡归档的兰图图册，使用说明书不得随意拆散，如果必须拆散复印须经主管领导批准。
10、开箱验收新设备时，必须把说明书和其它技术文件交档案室登记，入帐。否则损坏丢失的资料一律由领用设备者负责。
11、借阅人应对资料妥善保管，不得涂改，弄脏，损坏，丢失。否则将根据损坏和损失程度，进行赔偿和处罚，逾期不还每本不低于50元处罚。
12、借阅人调动工作时，必须将所借资料全部还清，由档案室签章后，人事部门方可办理调动手续。
13
、
设备档案内容与要求
1
动力设备卡片的要求
1.1
设备名称、规格、型号。
1.2
设备出厂年月、设备编号。
1.3
设备使用日期、年限、单位。
1.4
设备原价值
1.5
生产厂家
2
电机、减速机的设备卡片
2.1
设备名称、规格、型号。
2.2
技术参数：电压、功率、速比、生产厂家。
2.3
技术条件：温度、压力、介质。
3
设备技术性能一览表。
3.1
设备名称，详细规格、性能、流量、扬程、温度、压力、转数、电流等运行参数符合技术要求状况。
3.2
设备台数、单重、总重。
3.3
设备材质。
3.4
设备出厂年月、投用年月、使用年限。
3.5
制造厂家
3.6
设备原值
3.7
配套的电机、减速机、规格、型号。
3.8
设备备件购置资料（技术数据、来料地、数量、存放处）
3.8
设备安装地点、工号、位号。
4
设备技术档案
4.1
设备概况。
4.2
设备完好状况表。
4.3
设备简图、基础图、吊运图。
4.4
设备缺陷和隐患记录
4.5
润滑档案。
4.6
设备检修记录。
4.7
设备档案资料管理制度